شمال نیوز:  محمدحسن آغاز - پژوهشگر اقتصادی اجتماعی  

 

این مرقومه به مناسبت اول خرداد که روز ملی بهره وری است ،تهیه و تنظیم شده است و از آنجایی که بهره وری ارتباطی تنگاتنگ با برنامه های توسعه و بهبود فضای کاری و عملکردها دارد ،برای انتشار ارسال می شود .تجربه کار حاصل یک پژوهش میدانی است که در سال های گذشته ،در یکی از سازمان های دولتی استان انجام شده است . 

 

مقدمه :  در دنیای امروز، بهبودبهرهوری نه یک انتخاب بلکه یک ضرورت عقلانی است که همه سازمانهایی که به بقاء خویش و ایجاد مزیت رقابتی میاندیشند، به آن توجه دارند و رشد و همچنین  توسعه اقتصادی جوامع مختلف نیز، در  نرخ رشد بهرهوری آنها نهفته است.کوشش برای افزایش نرخ بهرهوری، کوشش برای زندگی و رفاه بهتر افراد و جامعه است. در این عصر ،کشورهایی برنده خواهند بود که بتوانند دانش، بینش و رفتار بهرهورانه  را در میان کارکنان و مدیران خویش بالا ببرند.

بهره وری مقولهای است که به انسان و عملکرد او بستگی دارد و تا زمانی که همه تجهیزات و امکانات به همراه شیوههای درست رهبری و مدیریت، در راستای منابع انسانی و ارزش و اهمیت وی، تعریف نشود، نمی توان انتظار داشت که بهره وری افزایش یابد.

در هر سازمانی ، جهت سنجش و افزایش  بهرهوری فقط به تجهیزات و امکانات توجه نمیشود بلکه بر اساس مدل های مختلف، به محیط، انسان  و شرایط حاکم بر سازمان  نیز توجه می شود.  «كاركنان سرمايه هاي با ارزش هر سازمان و عامل مهم و موثربهرهوري سازماني هستند. نيروي كار اگر با آرامش خاطر وانگيزه ي قوي به كار مشغول باشد و به دلايل گوناگون از آينده واهمه نداشته باشد، بهره وري بالاتري خواهد داشت».

 شناخت عوامل موثر بر بهره وری  به مدیران کمک خواهد کرد که نگرش خود را به کار و فرایندهای موثر بر کیفیت کاری بهبود ببخشند و از این طریق، زمینهای را برای موفقیت مدیریت خویش در عصری که  اصول بهرهوری، اساس توسعه هر کشوری است، فراهم سازند.

 

عوامل موثربر بهره وری 

" چه عواملی بر بهره وری کارکنان موثر است و مقدار هریک ازموارد چقدر است"؟» این سوال مهمی است که همه مدیران باید از خود بپرسند و آن را سرلوحه کار خودشان قرار دهند. 

واقعیت امر این است که منابع انسانی متعهد، بیش از هزینه ای که صرف تربیت و تجهیز و آموزش او شده است برای سازمان فایده و ارزش به وجود میآورد. برعکس منابع انسانی غیرمتعهد غیرکارآمد و ناآگاه ممکن است با تصمیمات و اعمال غلط خود، بر دشواری ها و زیان های سازمان بیافزاید.

بر اساس نظریه های مختلف که هر کدام باز به مدل و روش خاصی وابسته است که شرح آن در این مرقومه ممکن نیست ، ، سه  عامل كليدي در موفقيت و بهبود بهرهوري منابع انساني، ارتباط، تعهد و تداوم می باشد. بهبود بهره وري منابع انساني نيازمند به حمايتي است كه در سایه ارتباط صادقانه  بين تمامی منابع انساني موجود در سازمان بوجود می آید. همچنین برای موفقيت يك برنامه بهبود بهره وري منابع انسانی، به تعهد شخصي و قلبي افراد درگير در برنامه نيازمند است و تعهد در ميان اعضاي گروه از طريق هدفگذاري و طرح ريزي ايجاد می شود و تداوم آن است که موفقیت سازمانی را رقم می زند. 

توانایی کارکنان یکی از عواملی است که بر بهره وری کارکنان موثر است .توانایی(Ability) قابلیت کارکنان را برای انجام امور نشان میدهد.  این عامل شناخت شغلی و مهارت  کارکنان را نشان میدهد.

وضوح سازمانی(organizational clarity)  به معنی شفافیت و کارایی سازمان در حینِ کار است. هرچه این وضوح بیشتر و شفافتر باشد، کارایی بیشتر خواهد بود.

حمایت سازمانی (organizational help) که  شامل تخصیص  امکانات، تجهیزات ، تسهیلات ،خشنودی و شور و شوق است،. 

انگیزش سازمانی (organizational incentive) به  مجموعه عواملی که مردم را  به روش خاصِ رفتاری وا میدارد ، گفته میشود تا به هدفهای مورد نظر خویش دست یابند. 

ارزشیابی سازمانی (organizational Evaluation) که به شیوه رهبری هم اشاره دارد. 

اعتبارسازمانی (organizational validity) که  به معنی ارزش و جایگاهی است که سازمان در ذهن کارکنان خویش دارد که باعث می شود که کارها را درزمان مناسب و تصمیم درست مدیران  انجام  شود. 

محیط سازمانی که به پديدههاي اطراف سازمان اطلاق ميگردد.

درطرح این شاخص ها به عوامل عملکردی که تابعی از  توجه به توانایی کارکنان، وضوح و شفافیت سازمانی ، حمایت و انگیزه ، ارزشیابی درست سازمانی، اعتبار و محیط است؛ اشاره شده است . به میزانی که این مقادیر مورد توجه قرار گیرد ، می توان انتظار داشت که سازمان یا اداره ای  بهره ور است .

پیشنهادات 

در سه سطح می توان پیشنهاد داد که آن را به سه بخش کلان ،میانه و خرد تقسیم می کنند .

در سطح كلان

 انتظار میرود كه در جهت افزایش راندمان کاری، آموزشهای لازم دانش مديريت و بهره وری سازمانی در جهت تقويت دانش مديريت به مديران  سازمان داده شود. به خصوص «مديریت دانش» که در عصر حاضر هم به نیروی انسانی و  بهره وری نیروی کار توجه دارد و هم جهت رقابتی کردن تولید مفید است .

«منابع انسانی به عنوان مهمترین عامل تولید دانش قلمداد گردیده و فناوری اطلاعات و توجه به عامل یادگیری درهر دو سطح خرد و  کلان از جایگاه ویژه ای برخوردار می باشند» (اخوان ،باقری ،73:1389) از آن جایی که موضوع بهره وری به دانش کارکنان ربط مستقیم دارد و منبع دانش ، کارکنان می باشند ، توجه به «مدیریت دانش» که برای توصیف و تحلیل و پیشبرد فرایندهای سازمانی که به شناسایی ، جمعآوری ، سازماندهی، ذخیرهسازی و تسهیم دانش با هدف خلق ارزش و دستیابی به مزیت رقابتی می پردازد، از اهمیت اساسی برخوردار است(اخوان و باقری ، همان  اثر:16). 

فرهنگ سازمانی نیز به عنوان ارزش قالب یا باور بنیادی بین اعضاء سازمان از اهمیت اساسی در موفقیت سازمان است که می بایستی آن را در سرلوحه توجه قرار داد .

ترویج فرهنگ گشودگی ، تسهیم ، همکاری ، اعتماد و یادگیری در سازمان نقش بسزایی در تسهیل امور سازمانی دارند .

«پیترسنگه»(1380) پنج اصل را ویژگی سازمانهای یادگیرنده میداند: تفکرسیستمی، مهارتهای فردی ، مدل های ذهنی ، آرمان مشترک و یادگیری جمعی.

تسهیم دانش نیز مجموعه اقداماتی است که به منظور انتقال و اشاعه دانش از یک فرد ، گروه و یا سازمان به فرد یا گروه دیگر منتقل می شود .

در سطح میانه 

        انتظار می رود مديران شايستگی و توانایی خویش را بالا برده و به عوامل موثر بر بهره وری توجه نمایند و نسبت به مسایل محیطی و انگیزشی - در کنار ارزیابی(بازخور) و اعتبار سازمانی - بی تفاوت نباشند . چرا که تحقیقات نشان می دهد بیش از آنکه به حضور وغیاب کارکنان توجه نماییم ، بازخور را در زمینه هایمورد بررسی ، توجه نماییم . بایستی برای مدیران جای سئوال باشد که تاکنون چه انگیزش های لازم به کارکنان ، در چه فواصلی و با چه نیتی داده شد. بهره وری به عنوان عاملی موثر در کیفیت تولید و خدمات کارکنان بدون توجه به همه عوامل ذکرشده ، محقق نخواهد شد. 

همچنین پيشنهاد میشود كه واحد سنجش بهره وری و توجه بهعوامل موثر بر آن، هر ساله در قالب یک خواست همگانی در استانداری و یا ادارات کل مورد توجه قرار گیرد و فقط این سنجش کارکنان نیست که از اهمیت اساسی برخوردار است بلکه آموزش افزایش بهره وری و روشهای تغییر نگرش کارکنان به این موضوع در راستای نیاز به آن براساس برنامههای توسعه کشور مورد توجه قرار گیرد. 

 انتظار میرود كه پويايی گروهی و تقويت ارتباطات درون گروهی( واحدها ) جهت افزایش کارتیمی و حمایت سازمانی ، توجه شود. حمایت سازمانی نیازمند در اختیار بودن تجهیزات و امکانات ، بودجه برای فعالیت های مرتبط با مرکز ، حمایت همدیگر در انجام امور سازمانی ، برخورداری از تسهیلات رفاهی ، فراهم نمودن فرصت های ترقی سازمانی و حمایت از نوآوری و خلاقیت کارکنان است. 

 انتظار بالا بردن بهره وری نیازمند توجه به مراتبی از عوامل است که در رتبههای پایین قرار میگیرند. اگر حمایت سازمانی، اعتبار و ارزشیابی در رده های پایین قرار گرفته اند . موقعی میتوان به افزایش به بهره وری توجه کرد که این مقادیر مورد توجه قرار گیرد . به عبارت دیگر ، وقتی نگرش به توانایی از خویش و وضوح سازمانی بالاست. مقادیر دیگر هم می بایست مورد توجه قرار گیرد تا بتوان انتظار بهره وری داشت.

تکنولوژی نیز به عنوان زیر ساخت مناسب فناوری اطلاعاتی در هر سازمانی مؤثر است . تکنولوژی باعث توانمند شدن افراد و مؤثرترین وسیله جمع آوری ، ذخیره ، انتقال و اشاعه دانش است .

فناوری اطلاعات باعث می شود که افراد با تخصصهای ویژه در جریان فعالیت یکدیگر قرار گیرند و امکان ارتباط سریع فراهم شود .

درخصوص نقشی که مدیران در بهره ور کردن کارکنان بصورت مستقیم دارند

1- افزایش مشارکت کارکنان از طرق مختلف

2- مشورت با کارکنان در تصمیمات مربوط به آنها و حوزه تخصصیشان

3- اجرای طرح ارائه پیشنهادات در مراکز

4- برگزاری جلسات و بحثهای گروهی با مشارکت کارکنان

 آموزش کارکنان از طریق: 

اجرای دوره های آموزشی بدو خدمت، ضمن خدمت، کارگاههای آموزشی، سمینارها 

تشویق کارکنان جهت افزایش دانش و آگاهی 

مشورت در تهیه محتوای دورهها با شرکتکنندگانی که هم تجربه کاری و هم دانش لازم را دارند

محتوای دوره آموزش و مواد آموزشی باید هماهنگ و متناسب با ویژگیها و خصوصیات فراگیران باشد

 تعیین مدت اجرای دوره متناسب با نوع فعالیت و رسالت سازمان ،شرایط شرکت کنندگان، پیش بینی تسهیلات لازم و انتخاب اساتید مجرب و کارآزموده

افزایش انگیزه کارکنان از طرق زیر میسر است : 

تدوین یک نظام انگیزشی بومی در حوزه های مختلف کاری متناسب با نیازهای کارکنان

تدوین و اصلاح آیین نامه تشویقی کارکنان

تبدیل نگرش منفی مدیران به یک نگرش مثبت نسبت به کارکنان متخلف

آموزش مدیران و سرپرستان در جهت اجرای درست ارزشیابی و طرح کارانه

ارائه تسهیلات رفاهی و مادی: افزایش و توسعه اردوها،اعطای وام کوتاه مدت و میان مدت، توسعه تعاونی مسکن و مصرف کارکنان، تسهیلات ورزشی،توجه به خانواده کارکنان درزندگی شغلی

 افزایش شناخت شغلی کارکنان از طریق:

اجرای طراحی مجدد مشاغل

 توجه بیشتر به تنظیم شرح وظایف و آموزش آنها به کارمند

توجه بیشتر به تدوین شرایط ارتقاء شغلی.

مستند سازی امور و تنظیم روال انجام کارها.

افزایش مهارت کارکنان از طریق:

تهیه تجهیزات فنی(سخت افزار و نرم افزار) جدید و پیشرفته.

 اقدامات لازم در جهت تقویت روحیه کار گروهی در افراد .

برگزاری دوره های آموزشی تخصصی، برگزاری آزمونهای شغلی 

دسته دوم پیشنهاداتی است در زمینه مدیریت سازمان و نقش مهمی که ساختار سازمانی در افزایش بهره وری کارکنان بصورت غیر مستقیم و سازمان بصورت مستقیم ایفا می کند: 

 انتخاب سبک مدیریت متناسب با وضعیت هر اداره کل  

  انتخاب مدیرانی با دانش و تجربه لازم جهت ادارات کل 

 اتخاذ ساختار سازمانی مناسب وسازگار بافرهنگ و رسالت هر سازمان 

 استفاده از سیستمهای اطلاعاتی مدیریت

گردش شغلی یکی از روش های بسیار موثر برای گسترش افق دید مدیران است. گردش شغلی روشی است که به وسیله آن میتوان متخصصانی را که جزیینگرهستند و دید محدودی دارند به افرادی کل نگر و توانا تبدیل کرد. علاوه بر اینکه چرخش در مشاغل مختلف باعث افزایش دانش و تجربیات فرد می-گردد، از خستگی و ملامت روحی کارکنان نیز  کاسته و این امر موجب تحرک فکری و خلاقیت و نوآوری کارکنان می شود. با گردش شغلی، می توان عملکرد فرد را در سیستم ومسولیتهای مختلف ارزیابی کرد و  معیار خوبی برای سنجش توانایی افراد  است . 

برای افزایش بهره وری و بهبود عملکرد سازمانی می بایست به همه عوامل توجه کرد. نمی توان انتظار داشت که حمایت سازمانی کارکنان پایین باشد و بهرهوری افزایش یابد. بلکه با توجه به بالابودن شناخت شغلی و توانایی کارکنان و اعتبارسازمانی  به همان اندازه می بایست تاثیر اثرات محیطی و ارزیابی را نیز مورد توجه قرار داد . اگر وضوح سازمانی به عنوان عامل اثرگذار بالاست ، انتظار می رود با نگاهی جامع عوامل دیگر را نیزتوجه نمود.

 درسطح خرد

 پیشنهاد می شود که« سیستم جبران خدمات و امور رفاهی» نسبت به گذشته فعال تر شده تا افراد در شرایط کنونی جامعه که نیازمند اثرگذاری بیشتر سازمان های دولتی بر امور جامعه است ؛ مؤثرتر عمل کنند . شرایطی که به تعبیر مقام معظم رهبری ،  دوران شبیخون فرهنگی است که نیازمند مدیریت مؤثر دولت در همه  امور کشور و منطقه است .

    ارزشیابی، جایگاهی است برای سنجش کیفیت عملکرد. هر سازمان به منظور آگاهی از میزان مطلوبیت و كیفیت فعالیت‌های خود به ویژه در محیط‌های پیچیده و پویای امروز، نیاز مبرم به نظام ارزیابی دارد. از سوی دیگر نبود نظام ارزیابی و كنترل در یك سیستم به مبنای عدم برقراری ارتباط با محیط درون و برون سازمانی تلقی می‌شود كه پیامد آن كهولت و در نهایت مرگ سازمان است. ممكن است بروز پدیده مرگ سازمانی به علت عدم وقوع یكباره آن از سوی مدیران عالی سازمان‌ها احساس نشود اما مطالعات نشان می‌دهد نبود نظام كسب بازخورد امكان انجام اطلاعات لازم برای رشد، توسعه و بهبود فعالیت‌های سازمان را غیرممكن می‌كند، سرانجام این پدیده، مرگ سازمانی است.

ملاک های ارزشیابی می باید هم دارای وضوح و روشنی خاصی باشد و هم میزان اثربخشی آن ، به نحوه  اجرای آن بستگی دارد . اگر کارکنان قبل از انجام ارزیابی از ملاک ها مطلع باشند ، به تحقیق بر کیفیت عملکرد آنها مؤثر است .

      اهداف ارزیابی عملكرد شامل  كنترل مداوم جریان امور در سازمان و استقرار چرخه مدیریت بهره‌وری ،

 شناسایی نقاط ضعف و قوت و مشكلات سازمان و تلاش در جهت شكوفایی و افزایش قابلیت‌ها و اصلاح فعالیت‌ها، بهبود تخصیص منابع و استفاده بهتر از امكانات و منابع انسانی در جهت اجرای برنامه‌های مصوب   به همراه  ارتقای پاسخگویی در مورد عملكرد برنامه‌ها و ارتقای توانمندی مرکز در ارائه كمی و كیفی خدمات و رقابت پذیری است .